CIKOs behandling av personuppgifter styrs av, och följer, dataskyddsförordningen (GDPR) samt det övriga dataskyddsregelverket. CIKO arbetar för att hanteringen av dina personuppgifter ska leva upp till och följa reglernas krav.
Alla personer, vars personuppgifter vi behandlar, får närmare information om behandlingen i samband med att uppgifterna samlas in och börjar behandlas.I denna integritetspolicy finns information om hur och för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter. Dessutom finns information om vilka rättigheter du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
CIKO samlar in personuppgifter från de som är i anställning och de som är i omställning vid CIKO-anslutna företag, från representanter vid anslutna företag och andra samarbetspartners, samt från CIKOs anställda. Texten är indelad i tre avsnitt som avser de olika kategorierna, för att du som registrerad på ett enkelt och begripligt sätt ska kunna ta del av den information som berör dig.
Behandling av personuppgifter för dig som är i anställning eller omställning
Informationen i detta avsnitt handlar om hur CIKO behandlar personuppgifter för dig som är i anställning eller omställning hos en CIKO-ansluten arbetsgivare.
Verksamheten grundas på Huvudavtal om trygghet, omställning och anställningsskydd samt Kollektivavtal om omställning, mellan Fremia – LO . CIKO omfattar anställa och jobbsökanden från organisationer och företag som omfattas av ett kollektivavtal mellan parterna Fremia och LO.
CIKO samlar in, registrerar och behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av ovan nämnda avtal. Avtalen utgör laglig grund för CIKOs behandling av dina personuppgifter. I vissa fall används samtycke som laglig grund för behandling av dina personuppgifter. Ett sådant exempel är när CIKO samlar in känsliga personuppgifter såsom uppgifter om hälsa eller för de fall vi överför dina personuppgifter till a-kassan. CIKO bestämmer ändamålen och medlen för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter.
CIKO är därmed inte personuppgiftsbiträde till de företag som anlitar CIKO för omställningsstöd till uppsagda medarbetare, och ingår därför inte personuppgiftsbiträdesavtal med dessa företag.
Syftet med CIKOs behandling
Vår hantering av dina personuppgifter är begränsad till vad som är nödvändigt för att bedöma din ansökan och utföra stödåtgärder för dig.
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna ge dig rätt rådgivning och bemötande, men också för att vi ska kunna erbjuda dig kurser och aktiviteter och betala ut studieersättningar och avgångsersättning om du har rätt till det. Personuppgifterna kan också komma att behandlas inom ramen för support och utveckling av våra system.
CIKO kommer att behandla dina personuppgifter för att följa lag, myndighetsbeslut, domstolsbeslut och andra föreskrifter och regler. Exempel på detta är när dina personuppgifter förekommer i bokföringsunderlag (exempelvis fakturor) som måste arkiveras enligt bokföringslagen och när CIKO skickar kontrolluppgifter till Skatteverket.
CIKO kan även komma att behandla dina personuppgifter i speciella fall som för enkäter, bemötande av synpunkter eller annan liknande kontakt. Den sortens behandling är alltid frivillig och förutsätter att du valt att bli kontaktad av eller att kontakta oss.
De personuppgifter CIKO behandlar
De personuppgifter om dig som CIKO behandlar beror på det stöd vi erbjuder just dig eller de förpliktelser som vi måste uppfylla, som beskrivet ovan. I olika skeden och delar av vår verksamhet kan vi komma att behandla följande sorters personuppgifter om dig som är uppsagd:
Vissa personuppgifter behandlar vi bara om du uttryckligen samtyckt till det:
Dessa uppgifter behandlas med medvetenhet och noggrannhet. Du har möjlighet att själv logga in på vårt digitala stöd för att lämna samtycke till att vi behandlar hälsouppgifter om dig. Där kan du också återkalla det. Detta är alltid fullt frivilligt.
Så hämtas personuppgifterna
Din ansökan till CIKO skickas in till oss av dig själv eller tillsammans med din CIKO-anslutna arbetsgivare. Allt för att vi, när din ansökan har kommit in, ska kunna bekräfta att just du har rätt till omställningsstöd från CIKO. Senare kan ansökan behöva kompletteras och du behöva lämna ytterligare uppgifter.
Sammanfattningsvis behandlar vi uppgifter som lämnats till oss på följande sätt:
Ibland behöver vi hämta in kompletterande information om dig från andra aktörer. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan är några exempel. Dessa aktörer, liksom övriga personer, organisationer eller myndigheter får endast ta del av dina personuppgifter om:
Mottagare av personuppgifter
För att andra organisationer ska kunna lämna kompletterande uppgifter eller utföra sina uppdrag för CIKO behöver de ibland behandla (ta del av) dina personuppgifter. För alla samarbeten, organisationer och situationer krävs behörighet att behandla personuppgifterna. Allt för att hanteringen av uppgifterna ska begränsas till den personal som behöver behandla personuppgifterna för att utföra sitt arbete.
Ibland behöver CIKO ta hjälp av andra aktörer för att kunna fullfölja våra åtaganden. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som hjälper oss att skapa och underhålla vår IT-infrastruktur. Det kan också handla om myndigheter som hjälper oss att komplettera uppgifter i din ansökan. A-kassan, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan är några exempel.
CIKO ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar underkonsulter, externa kursarrangörer, leverantörer av IT-system eller motsvarande och de behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden och andra organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss bara använder uppgifterna för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.
Dina personuppgifter behandlas som huvudregel inom EU eller EES. CIKO använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.
I de fall våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter utanför EU/EES har dessa genom EU-kommisionens standardavtalsklausuler eller andra säkerhetsåtgärder, åtagit sig att upprätthålla en IT-och informationssäkerhet som motsvarar standarden i EU/EES.
CIKO använder personuppgiftsbiträden för:
Sammanfattningsvis kan dina personuppgifter behandlas av, eller delas med, följande mottagare när detta är nödvändigt på de sätt som beskrivs ovan:
Personuppgifter lämnas enbart ut till myndigheter i de fall det krävs för att efterfölja lag, föreskrifter eller myndighets- och domstolsbeslut.
Bevarande av personuppgifter
När du är i omställning och får stöd från CIKO, behandlas dina personuppgifter under tiden du får omställningsstöd och har rätt till omställning. När din rätt till omställning inte längre gäller, bevaras dina personuppgifter endast om de enligt lagen behöver bevaras. Det kan till exempel handla om uppgifter som finns noterade i fakturor eller andra bokföringsunderlag, som enligt bokföringslagen måste bevaras i sju år.
När du får kompetensstöd (är i anställning) behandlas dina uppgifter under tiden du får kompetensstöd. När du inte längre tar del av kompetensstödet bevaras dina personuppgifter endast om de enligt lagen behöver bevaras, se ovan.
Dina rättigheter
Ett av dataskyddsförordningens (GDPR:s) syften är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter.
Dataskyddsförordningen ger dig som privatperson, tydliga rättigheter gentemot de som behandlar dina personuppgifter. Syftet är att dina personuppgifter ska behandlas transparent och ge dig kontroll över dina personuppgifter.
Som uppsagd kan du när som helst logga in på CIKO.se och granska dina personuppgifter. Din rådgivare har mer information om dig (det som du sagt och vad ni kommit överens om och rådgivaren antecknat). Du kan få tillgång till rådgivarens anteckningar om du begär det. Du som uppsagd har även rätt att begära:
Dessa rättigheter är inte absoluta. De förutsätter bedömningar i det enskilda fallet och har begränsningar. Det slutliga beslutet i hur utövandet av dessa rättigheter kommer att tillämpas i det enskilda fallet, fattas av CIKOs ledning i samråd med CIKOs dataskyddsombud.
Som registrerad har du alltid rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY om du anser att CIKO behandlar dina personuppgifter fel enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Till den del behandling av dina personuppgifter baseras på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att det påverkar lagligheten av behandlingen fram till dess att du återkallat samtycket. Ett exempel på detta är då du valt att prenumerera på CIKOs nyhetsbrev eller att delta i en enkätundersökning. När du är inloggad på CIKO kan du återkalla ditt samtycke till behandling av känsliga personuppgifter. Detsamma gäller samtycket till överföring av uppgifter från a-kassan.
Kontakt
Som registrerad har du rätt att kontakta CIKOs dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.
E‑post: kontakt@ciko.se
CIKO är personuppgiftsansvarig.
E-post: kontakt@ciko.se
Telefon: 010-288 95 00
Behandling av personuppgifter för representanter vid CIKO-anslutna företag och andra samarbetspartners
Informationen i detta avsnitt handlar om hur CIKO behandlar personuppgifter för representanter för arbetsgivare och fackförbund för ett CIKO-anslutet företag, samt andra samarbetspartners. Vidare förklaras hur vi behandlar personuppgifter för leverantörers och andra samarbetsorganisationers företrädare.
När CIKO samlar in, registrerar och behandlar personuppgifter från representanter vid CIKO-anslutna företag och andra samarbetspartners, så görs det med stöd av avtal, berättigat intresse och rättslig förpliktelse som laglig grund.
I vissa fall används samtycke som laglig grund för behandling av dina personuppgifter. Ett exempel på sådan behandling är då du valt att prenumerera på nyhetsbrev eller delta i en enkätundersökning.]
CIKO bestämmer ändamålen och medlen för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter. Inom vår verksamhet behandlas personuppgifter som rör företrädare för företag eller organisationer som är berörda av CIKOs verksamhet eller bidrar till den.
Syftet med CIKOs behandling
Vår behandling av dina personuppgifter är begränsad till att uppfylla syften som utgör grunden i vår verksamhet. Är du kontaktperson för ett CIKO-anslutet företag, eller facklig representant för detsamma, behandlar vi dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig till exempel om planerade uppsägningar.
Arbetar du vid ett CIKO-anslutet företag kommunicerar vi också med dig via utskick av nyhetsbrev och annan liknande kommunikation. Om utskick riktas till dig personligen, bedömer vi att du i din yrkesroll har ett intresse av en sådan kontakt. Utskicken kan avregistreras på din begäran. Som arbetsgivare eller facklig representant kan du välja att delta vid kurser och andra aktiviteter som CIKO erbjuder. Det kan också gälla dig som representerar en samarbetspartner. Dina personuppgifter kommer då att behandlas för att administrera ditt deltagande.
Personuppgifter som rör en representant för en samarbetsorganisation eller leverantör, behandlas för syften som är kopplade till det specifika förhållandet mellan CIKO och din arbetsgivare. Det kan exempelvis handla om kommunikation kring leverans av varor eller tjänster.
Viss information om dig behandlas för att följa rättsliga förpliktelser. Det kan till exempel handla om uppgifter i fakturor i enlighet med bokföringslagen eller besöksloggar, som förs för att kunna kontrollera vilka som befinner sig i CIKOs lokaler i händelse av nödutrymning.
De personuppgifter CIKO behandlar
Alla personuppgifter som CIKO behandlar har en koppling till din roll som arbetsgivare eller representant för en organisation som har en koppling till CIKO. I olika delar av vår verksamhet kan följande uppgifter om dig behandlas:
Så hämtas personuppgifterna
Dina uppgifter som kontaktperson hämtas till CIKO från arbetsgivarorganisationen Fremia samt kompletteras eventuellt med uppgifter från allmänna källor. Uppgifterna lagras i vårt register över anslutna företag och organisationer. CIKO uppdaterar registret löpande om det är bristfälligt eller av annan anledning behöver ändras. Kompletterande uppgifter kan då komma att hämtas in från din arbetsgivare.
Mottagare av personuppgifter
CIKO ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar underkonsulter, externa kursarrangörer, leverantörer av IT-system eller motsvarande och de behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden, andra organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss, bara använder personuppgifter för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.
CIKO använder personuppgiftsbiträden i följande fall:
Dina personuppgifter behandlas som huvudregel inom EU eller EES. CIKO använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.
I de fall våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter utanför EU/EES har dessa genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra säkerhetsåtgärder, åtagit sig att upprätthålla en IT- och informationssäkerhet som motsvarar standarden i EU/EES.
Personuppgifter lämnas enbart ut till myndigheter i de fall det krävs för att efterfölja lag, föreskrifter eller myndighets- och domstolsbeslut.
CIKO använder i förekommande fall Bank-ID, en tjänst som tillhandahålls av Svensk E-identitet AB, för säker identifiering vid inloggning till våra ansökningsprocesser och till vissa av våra sidor. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i Bank-ID är den bank som utfärdat Bank-ID till dig, och CIKO som ansvarar för den del av ansökan som sker på våra sidor.
Bevarande av personuppgifter
Dina personuppgifter bevaras av CIKO under tiden du är anställd eller facklig representant vid ett CIKO-anslutet företag. Om du är representant för en leverantör eller samarbetsorganisation, bevaras dina kontaktuppgifter under tiden samarbetet varar.
Dina rättigheter
Ett av dataskyddsförordningens (GDPR:s) syften är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Dataskyddsförordningen ger dig som privatperson, tydliga rättigheter gentemot de som behandlar dina personuppgifter. Syftet är att dina personuppgifter ska behandlas transparent och ge dig kontroll över dina personuppgifter.
Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du som registrerad rätt att begära:
Dessa rättigheter är inte absoluta. De förutsätter bedömningar i det enskilda fallet och har begränsningar. Det slutliga beslutet i hur utövandet av dessa rättigheter kommer att tillämpas i det enskilda fallet, fattas av CIKOs ledning i samråd med CIKOs dataskyddsombud.
Som registrerad har du alltid rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY om du anser att CIKO behandlar dina personuppgifter fel enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Till den del behandling av dina personuppgifter baseras på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen fram till dess att du återkallat samtycket. Ett exempel på detta är då du valt att prenumerera på nyhetsbrev eller delta i en enkätundersökning.
Kontakt
Som registrerad har du rätt att kontakta CIKOs dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.
E‑post: kontakt@ciko.se
CIKO är personuppgiftsansvarig.
E-post: kontakt@ciko.se
Telefon: 010-288 95 00